COS’E’ L’OVERBOOKING?
Il tema dell’overbooking ha diviso il popolo degli albergatori sin dalla notte dei tempi.
Favorevoli e Contrari… chi ha ragione? Se partiamo dal presupposto che nessuno possiede la verità, potremmo concludere affermando che si tratti di una scelta, molto personale, di gestione del proprio business.
Intanto cerchiamo di definire esattamente di cosa si tratta:
L’OVERBOOKING è quella situazione nella quale una struttura alberghiera (in realtà interessa anche altri soggetti come compagnie aeree, ristoranti, cinema e tutte quelle attività con un numero di posti limitati che accettano prenotazioni con anticipo) vende più camere, per una determinata data, rispetto alla propria reale disponibilità. Questa situazione, si verifica sostanzialmente per 2 ragioni:
- errore: ex. l’ufficio booking dimentica di inserire nel proprio PMS (Property Management System – software gestionale) la prenotazione di un certo contingente di camere per una determinata data. Successivamente, risultando ancora della disponibilità sulla stessa data, continua ad accettare prenotazioni vendendo, così, due volte lo stesso contingente.
- consapevolezza: basandosi sull’analisi dei dati storici, l’hotel immagina che, per una determinata data, la percentuale di no show (mancata presentazione), sommata a quella delle cancellazioni, sarà la stessa del corrispondente periodo degli anni precedenti. Pertanto, onde evitare di rimanere con un numero n di camere vuote e cercando di raggiungere la piena occupazione, rivenderà 2 volte il numero di camere corrispondente a tale percentuale.
Intanto proviamo a capire come potremmo calcolare il contingente di camere per cui andare in overbooking. Molto banalmente, applicando una media aritmetica!
Esempio:
no show+cxl
01 – 05 – 2015 5
01 – 05 – 2014 7
01 – 05 – 2013 3
MEDIA: 5
In questo caso, potremmo ragionare su un contingente di 5 camere da mettere in overbooking, per puntare al 100% di occupazione. Chiaramente, non possedendo la sfera di cristallo, potremmo comunque ritrovarci a chiudere la giornata con + o – n camere occupate. Altro aspetto che dovremmo prendere in considerazione è il fattore tempo: quando si sono verificate le cancellazioni per quella data? Chi aveva cancellato? (magari si è trattato di modifiche di date o di errori di inserimento prenotazione)
Come gestiamo l’overbooking nel caso in cui la Sfortuna sia dalla nostra e in hotel si presentino tutte e 5 le camere?
La tecnica dell’Overbooking, molto amata dagli appassionati di Revenue Management, NON è una pratica ILLEGALE! L’importante è che si rispettino alcune regole:
- l’ospite che rimane senza camera deve essere riallocato (riprotetto o rilocato in “alberghese”) in un’altra struttura di uguale o superiore categoria e alle stesse condizioni di prenotazione
- la struttura in questione deve trovarsi nella stessa zona dell’hotel in cui era stata effettuata la prenotazione
- eventuali costi extra di trasferimento o di prezzo della camera, devono essere a carico della struttura che ha provocato la situazione di overbooking.
Se applicata correttamente, questa tecnica può generare un doppio ricavo di una camera, nel migliore dei casi o, semplicemente, consentirci di portare l’occupazione al 100%. Naturalmente, se gestito male, il rischio è quello di perdere dei ricavi, nel momento in cui andiamo ad acquistare la camera in esubero da un altro hotel, ad un prezzo maggiore rispetto all’importo corrisposto dall’ospite.
Altro rischio per l’hotel è l’abbassarsi della propria online reputation. Se l’ospite che manderemo in un’altra struttura, sarà seccato, non è difficile che si vendicherà con una recensione negativa. La reputazione online va tenuta sempre sotto controllo. E allora? Overbooking SI o Overbooking NO?
A VOI LA SCELTA!
Spero che queste righe ti siano risultate utili.
Buon lavoro.
Guido Libonati